《中華人民共和國招標投標法》及其實施條例分別規(guī)定招標人應將開標過程記錄、投標文件的送達時間和密封情況進行存檔備查，但對其保存期限，以及哪些其他主體和檔案需要保存都沒有具體規(guī)定。
《公共資源交易平臺管理暫行辦法》第十七條規(guī)定，交易服務過程中產(chǎn)生的電子文檔、紙質(zhì)資料以及音視頻等，應當按照規(guī)定的期限歸檔保存。
那么，工程建設(shè)項目招投標檔案由誰來保管、要保存多久？《招標投標電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T103-2024）（以下簡稱《規(guī)范》）作出了一些推薦性規(guī)定，并明確了包括照片、錄音錄像在內(nèi)的19個歸檔文件，但還留有一些空白，需要進一步填補明確。
01
1、電子交易平臺
根據(jù)《規(guī)范》，作為編輯、生成、對接、交換和發(fā)布招標投標數(shù)據(jù)信息的電子交易平臺，除國家相關(guān)法規(guī)有明確規(guī)定外，其形成的招標投標電子文件至少保留3年。
2、公共服務平臺
根據(jù)《招標公告和公示信息發(fā)布管理辦法》（第10號令），依法必須招標項目的發(fā)布媒介，即中國招標投標公共服務平臺和項目所在地省級電子招標投標公共服務平臺，其發(fā)布的招標公告和公示信息的數(shù)據(jù)電文應當不被篡改、不遺漏和至少10年內(nèi)可追溯
02
針對招標代理機構(gòu)，不同的招投標電子檔案如何確定保管期限？
根據(jù)《規(guī)范》9.3，招標代理機構(gòu)的招標投標電子檔案保管期限定為永久、定期30年、定期10年。那么，不同的檔案應當怎么區(qū)分？
根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號）第七條、第八條，企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理工作的重要文件材料為永久保管的企業(yè)管理類檔案，一般性文件材料為定期保管的企業(yè)管理類檔案。其附件《企業(yè)管理類檔案保管期限表》規(guī)定，項目前期立項、規(guī)劃、論證、設(shè)計、招投標、協(xié)議、合同、申請、審批等文件材料為永久保管；物資采購審批手續(xù)、招投標文件材料、合同、協(xié)議等，重要物資的為30年，一般物資的為10年。
03
1、招標人
根據(jù)《國家發(fā)展改革委等部門關(guān)于嚴格執(zhí)行招標投標法規(guī)制度進一步規(guī)范招標投標主體行為的若干意見》（發(fā)改法規(guī)規(guī) 〔2022〕1117 號）和《規(guī)范》，招標人應落實主體責任，及時收集、整理、歸檔文件資料，歸檔全套招標投標電子文件。
如果招標人是各級黨政機關(guān)和人民團體的，應當按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第 8 號）執(zhí)行。其第七條、第八條規(guī)定，本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料為永久保管的文書檔案，本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料為定期保管的文書檔案。其中，機關(guān)物資（辦公設(shè)備及用品、機動車等）采購計劃、招標投標、購置等文件材料為30 年。
如果招標人是企業(yè)的，除遵守國家檔案局令第10號外，還應當遵守其他建設(shè)項目文件歸檔要求。《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA／T28—2002�！捌渌ㄔO(shè)項目可參照”。）3.4、5.3及《項目文件歸檔范圍和保管期限見附錄 A》規(guī)定，項目文件指建設(shè)項目在立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，包括項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件等。
其中，針對招標文件審查、技術(shù)設(shè)計審查、技術(shù)協(xié)議，招標書、招標修改文件、招標補遺及答疑文件，開標議程、開標大會簽字表、報價表、評標紀律、評標人員簽字表，評標記錄、評標報告、中標通知書等，均為長期保管；針對投標書、資質(zhì)材料、履約類保函、委托授權(quán)書和投標澄清文件、修正文件，項目建設(shè)單位(業(yè)主、項目法人)應永久保管。同時，該規(guī)范也適用于中標的施工單位和設(shè)計單位。
2、行政監(jiān)督部門
國家檔案局令第 8號也適用于行政監(jiān)督部門，因其對工程建設(shè)項目招投標的備案、投訴處理等業(yè)務為履行法定職責，招標投標情況的書面報告、投訴處理、行政處罰等檔案應當進行永久保管。
3、公共資源交易中心
公共資源交易中心一般為事業(yè)單位，特別是作為行政機關(guān)所屬二級單位時，專家抽取記錄、音頻視頻等業(yè)務檔案要求參照國家檔案局令第8號執(zhí)行。部分地區(qū)對此進行了明確。
比如，《貴州省評標專家評價考核辦法》規(guī)定，交易場所負責組織交易項目評標專家的履職行為評價工作，收集和保管評價過程中產(chǎn)生的紙質(zhì)、音頻、視頻等資料，保管期不少于 15 年。
總結(jié)
綜上所述，工程建設(shè)項目招投標檔案的保管期限，應當考慮幾點因素：
（一）同一類檔案根據(jù)其檔案管轄單位不同，保管期限也不同。
（二）各單位應當根據(jù)自身所處的不同職能角色，并區(qū)分“重要業(yè)務”和“一般性業(yè)務”，對產(chǎn)生的檔案進行不同期限的保管。同時，要根據(jù)《中華人民共和國檔案法實施條例》及其實施條例等規(guī)定，經(jīng)同級檔案主管部門審核同意，并按不同期限向不同層級的檔案館移交。
（三）為規(guī)范歸檔標準，強化統(tǒng)一管理，在同一單位內(nèi)，宜以工程項目為單元進行保管；如同一工程項目的不同資料有不同保管期限的，建議以其中較長的保管期限為統(tǒng)一保管期限。
